Dans votre entreprise, la plupart des conversations qui se déroulent autour de la machine à café ne sont probablement pas confidentielles, mais de nombreuses discussions entre collègues et partenaires peuvent l'être.
Selon la nature de vos activités, vous pourriez avoir plusieurs réunions qui se produisent chaque jour et dans lesquelles des sujets très confidentiels ainsi que certaines décisions importantes sont abordés. Dans ces situations, on pourrait avoir la réflexion : est-ce que quelqu'un écoute alors qu'il n'est pas autorisé à le faire ?
Chez Santor, notre mission principale est d'empêcher que cela ne se produise. Voici quelques conseils à appliquer dans votre entreprise et auprès de vos pairs. Ces astuces vous permettront de veiller à ce que la confidentialité de vos réunions d'affaires demeure, et qu’elles ne se déroulent sans qu'aucun appareil-espion ne soit dissimulé ou ne vous écoute.
Qui rejoint la réunion ?
La première étape pour assurer la confidentialité de la réunion d’affaires serait de penser aux personnes qui la rejoindront. Plus vous incluez de personnes dans une réunion, plus l'information est à risque de s'échapper par l'un des participants.
Nous pensons à tort que tout le monde est conscient de tous les détails qui se déroulent lors d'une réunion. Dans bien des cas, certains membres dont la présence n’est pas obligatoire pourraient simplement être tenus informés des décisions relatives au projet en cours.
Voici quelques questions que vous devriez vous poser avant d'inviter quelqu'un à une réunion d’affaires :
- Cette personne peut-elle représenter un risque potentiel pour la confidentialité des réunions d’affaires ?
- Cette personne sera-t-elle un acteur majeur dans l'exécution du projet ou de la décision ?
- Cette personne peut-elle simplement être informée via un e-mail ou un appel téléphonique quant aux informations ou renseignements personnels dont elle doit être mise au courant ?
En optant uniquement pour la participation des personnes concernées ou des plus hauts dirigeants, vous contribuez à limiter les accès à vos informations confidentielles et aux secrets de l’entreprise, directement à la source.
Emplacement des réunions et sécurité des lieux
Votre entreprise dispose probablement d'une salle de conférence ou d'un bureau où se déroulent la plupart des discussions importantes. Il est important de prendre en considération que l'endroit où ont lieu vos réunions peut être vulnérable aux failles de sécurité.
Vous voudrez peut-être envisager :
- D’empêcher toute conversation importante d'avoir lieu dans les lieux publics (restaurants, aéroports, etc.). Ces lieux ne sont généralement pas munis d’appareils de sécurité pour empêcher la fuite d’informations.
- De privilégier les réunions en présentiel : elles ne nécessitent pas d’appareils qui pourraient être piratés, notamment pour écouter vos conversations. Nous vous suggérons d'encourager les membres de votre entreprise à se rencontrer en personne lorsque des informations sensibles sont discutées.
Certains appareils peuvent également vous être d'une grande aide pour assurer la confidentialité des réunions pour votre organisation :
- L’usage d'appareils tels que le système de protection vocale HARP offert par Santor représente un excellent moyen d’assurer la confidentialité des échanges contre l'enregistrement vocal ou vidéo. La technologie de pointe du HARP, lorsqu'elle est activée, crée une bulle invisible autour de votre réunion. En se faisant, cela empêche les appareils d'enregistrer la conversation en cours, puisque les ondes des microphones sont brouillées.
- Si vous échangez par l’entremise de moyens de communication virtuels tels que Zoom, Google Hangouts, Microsoft Teams, etc., assurez-vous d'utiliser les fonctionnalités maximales de sécurité que ces logiciels offrent. L’objectif est d’empêcher toute personne qui utilise des liens de réunion confidentielle ou des identifiants de réunion d'écouter votre conversation.
- Pour les discussions hautement confidentielles, envoyer les invitations à la réunion le près possible de l'heure où la réunion doit débuter est un choix judicieux. Cela empêche toute personne d'avoir accès aux détails de la réunion en avance et d'agir avec de mauvaises intentions.
Nous espérons qu'avec ces conseils, vous serez en mesure de sécuriser vos réunions. Il est nécessaire de préserver les informations importantes de votre entreprise à l’intérieur de ses murs et de ne les partager qu’avec les personnes concernées !
Planifier une démo virtuelle de 15 minutes avec l’un des membres de notre équipe dès maintenant. Vous pourrez en apprendre davantage quant au fonctionnement de notre technologie. Découvrez également comment le HARP peut protéger vos réunions ainsi que toutes les conversations que vous souhaitez maintenir privées.
